Bên cạnh những căn nguyên khách quan do đặc điểm địa lý (do một số địa phương ở vùng sâu, vùng xa…), thiếu kinh phí nâng cấp hệ thống thư điện tử, thì nguyên nhân khởi hành từ chính con người đã được chỉ ra. Tuy nhiên, theo đánh giá của Bộ TT-TT, tỷ lệ các văn bản được đàm luận bằng phương thức điện tử vẫn hạn chế. Vẫn có địa phương hầu như chưa có văn bản nào được bàn thảo hoàn toàn trên môi trường mạng. Một số CQNN đã cấp hòm thư điện tử cho các cán bộ, công chức như: Kế hoạch - Đầu tư, Xây dựng, TT-TT, công thương nghiệp, liên lạc - vận chuyển, Tài chính, Tư pháp, Tài nguyên - Môi trường, nhà băng Nhà nước, Thanh tra Chính phủ; các tỉnh, tỉnh thành: Bắc Ninh, Bình Dương, Hưng Yên, An Giang, Bắc Giang, Lạng Sơn.
Phần nhiều các CQNN đã có email tên miền gov. Đó cũng là cách để góp phần cách tân hành chính, nâng cao hiệu quả, hiệu lực quản lý của Nhà nước. Các loại văn bản bàn bạc qua môi trường mạng thường là giấy mời họp, tài liệu họp, thông tin, mỏng định kỳ hằng tháng… của đơn vị.
Hầu hết các CQNN đã trang bị hệ thống quản lý văn bản và điều hành phục vụ công việc (100% bộ, ngành; 98% tỉnh, đô thị thuộc TƯ đã trang bị hệ thống quản lý văn bản và điều hành - chỉ còn tỉnh Bình Thuận chưa triển khai). Các bộ, ngành, địa phương đều đã có trang, cổng thông tin điện tử cập nhật tin, bài về hoạt động của đơn vị mình.
Đáng chú ý, đây cũng là những con số thấp hơn so với dự kiến khi Bộ TT-TT xây dựng dự thảo quyết định của Thủ tướng Chính phủ thông qua lịch trình thực hành việc luận bàn văn bản điện tử trong hoạt động của CQNN giai đoạn 2013-2015, trong đó phấn đấu đến trước quý II-2013 đạt 50% văn bản thảo luận giữa các CQNN.
Đáng chú ý, tại các website này đã cung cấp 1. Cụ thể, ở cấp bộ, ngành, có khoảng 30% văn bản được đàm đạo dưới dạng điện tử (không sử dụng văn bản giấy), còn ở cấp tỉnh, thành thị đạt khoảng 20%.
Đồng thời, lãnh đạo CQNN các cấp cần đề cao nghĩa vụ đi đầu trong đẩy mạnh áp dụng CNTT tại đơn vị mình. Trong đó, các địa phương như Cần Thơ, An Giang, Đà Nẵng đã khai triển hệ thống phần mềm này đến 100% đơn vị cấp xã, phường. Đó là, tại một số CQNN, người đứng đầu đơn vị chưa thực thụ quyết liệt ứng dụng CNTT; có không ít cán bộ, công chức chưa có lề thói dùng email… vì thế, để đạt được các mục tiêu cao hơn trong áp dụng CNTT nói chung và nâng cao tỷ lệ dùng hệ thống thư điện tử Bộ TT-TT đưa ra các giải pháp: Chính phủ chỉ đạo các CQNN tiếp bảo đảm đủ kinh phí, duy trì, nâng cấp hệ thống thư điện tử, hệ thống quản lý văn bản và điều hành; triển khai vận dụng chữ ký số.
Theo đánh giá của Bộ TT-TT, các CQNN càng ngày càng đầu tư mạnh cho hạ tầng kỹ thuật CNTT với 88% cán bộ công chức khối các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ được trang bị máy tính; 86% cán bộ công chức cấp tỉnh, thị thành trực thuộc TƯ được trang bị máy tính phục vụ công việc; khối CQNN đều khai triển mạng nội bộ (LAN) phục vụ hoạt động của đơn vị mình.
609 dịch vụ công (năm 2012) ở chừng độ 3, 4 giúp đẩy mạnh việc giao tế, tiếp thụ hồ sơ, thủ tục hành chính qua mạng. Số lượng văn bản được đàm đạo song song trên môi trường điện tử và bản giấy đối với các bộ, ngành là 30-40%, các tỉnh, đô thị là 30-35%.
Vn đạt tỷ lệ 100% bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và 96,7% tỉnh, đô thị thuộc TƯ có địa chỉ mail này. Về vấn đề này, Bộ TT-TT cho rằng, so với đề nghị đặt ra, các CQNN chưa tận dụng hiệu quả các điều kiện hiện có để thực hiện thảo luận văn bản trên môi trường mạng.
Một số tỉnh, tỉnh thành đã thực hiện cấp hộp thư điện tử cho 100% số xã, phường, thị trấn để phục vụ công việc như Bắc Ninh, Bình Dương, Cần Thơ, Đồng Tháp, An Giang, Yên Bái, Đà Nẵng.
